Smart Room
l’obeya Puissance 3 d’Entuziasmo
Lieu de réunions périodiques intelligentes, la Smart Room est le hub dynamique de la méthode Puissance 3 véritable cockpit de pilotage du projet.
L’Obeya ("grande salle" en japonais) est une pratique Lean de management visuel. C’est un lieu de collaboration intensive et ritualisée. L’information est disponible et gérée collectivement via des réunions courtes et périodiques.
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Organisation
La Smart Room est un lieu de collaboration intensive et ritualisé permettant de donner de la visibilité et du rythme, d’emmener les équipiers dans le mouvement du projet. A cet effet elle doit avoir une fréquence régulière le plus souvent, toutes les semaines.
Elle peut se tenir:
- En réel dans une salle dédiée, sur les murs de laquelle sont affichées les informations nécessaires au pilotage,
- A distance, avec un logiciel dynamique d’affichages partagés.
- Le plus souvent mixte, une partie des intervenants se retrouvant dans la salle dédiée, face à un grand écran tactile, tandis que les autres sont à distance.
Les réunions sont préparées à l’avance, afin d’être plutôt courte, et orientées décisions, permettant ainsi au plus grand nombre d’équipiers d’y participer régulièrement.
L’équipage projet est composé de toutes personnes intervenantes ou impliquées dans le projet ;
les équipiers pouvant être permanents ou occasionnels.
Le pilote Entuziasmo apporte un appui opérationnel au chef de projet, maître de séance.
Smart Room Digitale
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Instruments de navigation
La préparation se fait en amont, en affichant de manière synthétique et concise, les informations nécessaires et suffisantes, afin de prendre des décisions.
Les instruments de base indispensable à la navigation sont :
Rappeler le cap.
- La carte projet réalisée en amont du projet, permettant d’en rappeler la stratégie : objectifs et périmètre, équipage, enjeux, macro-plan d’actions, facteurs clefs de succès, indicateurs de performance.
- Cible QCD – QCD+ (Qualité, Coûts, Délais).
Tracer la route
- Suivi des actions
- Planning
- Synthèse des risques
- Synthèse 4 cases : mettre en relief les grains de sable et mèches lentes bloquants à très court terme.
Faire le point
- Diagramme de tendance
- Production cumulée
- Enquête de satisfaction (client externe) Hard : ponctualité, qualité, conformité Soft : image, communication, due diligence, flexibilité
Instruments de Navigation
Visibilité = Synthèse
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Pilotage dynamique Puissance 3
Afin de conférer à l’obeya, de la visibilité, du rythme, et de la perspective, la méthode Puissance 3 d’Entuziasmo permet d’œuvrer selon 3 dimensions complémentaires, ce qui permet de fluidifier la communication entre les phases (stratégie, organisation, exécution) :
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Visibilité :
La vision stratégique est insuffisante pour prendre des décisions de pilotage de projet complexe. Il est nécessaire de s’attacher aux détails qui peuvent freiner voire bloquer le projet. Le ou les intervenants type « officiers mécaniciens » de la méthode Puissance 3 ont pour mission de labourer le terrain afin d’identifier les grains de sable ou mèches lentes, les évacuer ou aider à le faire.
Ce sont des entrepreneurs 4x4, experts du métier dans lequel est inscrit le projet, capables à la fois de parler le même langage que les équipes du projet, de mettre les mains dans le cambouis, et de prendre suffisamment de hauteur pour remonter dans la Smart Room de manière concise et synthétique, les sujets, qui mettent en risque le projet.
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Rythme :
Un projet complexe concerne systématiquement un grand nombre d’intervenants, travaillant dans des services et filiales distincts, qu’il faut garder intéressés et motivés sur des durées relativement longues, de souvent plusieurs années.
C’est la mission du Pilote de la méthode Puissance 3 d’animer et d’entrainer les équipes transverses dans le rythme du projet, de les tenir informées, de marquer avec opiniâtreté la continuité, et l’avancement du projet.
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Perspective :
La recherche du détail dans lequel le diable se cache, ne doit pas faire oublier le pourquoi du projet et ses objectifs stratégiques.
Le navigateur de la méthode Puissance 3, rappelle ce cap, en s’appuyant notamment sur la carte projet et sa relation avec le donneur d’ordre.
Il permet d’inscrire les propositions d’options dans la perspective prévue, voire de proposer des ajustements de trajectoire.
La Smart Room d’Entuziasmo est une obeya , dont le pilotage dont le trio de pilotage (navigateur, pilote, officier-mécanicien) permet de fluidifier les liens humains de manière verticale et transverse , en faisant le zoom entre la vision d’aigle (le cap) et de fourmis (les détails), et favorise ainsi, l’émergence de l’intelligence collective.
Pilotage tridimensionnel
